Koronavirüs etkisi ile yaygınlaşan uzaktan çalışma modeli iletişim şekillerimizi de değiştirmiş oldu. Gerek tamamen uzaktan çalışan takımları gerek hibrit takımları yönetelim, online toplantılara daha sık girmeye başladık. Yüzyüze yapılan toplantıların verimliliği için kullandığımız yöntemlerin ve kolaylaştırıcıların online toplantılarda işe yaramadığını da bu süreçte fark ettik. Online toplantıların sayısı arttıkça verimliliği sorgulama gerekliliği gündemlerimizde yerini aldı. 

Yöneticilerin ekiplerini kontrol etme ihtiyacı bir yana, online toplantıya çağırmanın fiziksel toplantı odasına çağırmaya göre daha kolay olmasının yaygınlaşmayı sağlaması bu ihtiyacı belirginleştiriyor.  Yeni düzene uyumun kolaylaştırıcısı olarak konumlanan online toplantılar hem katılanlar hem düzenleyenler için gittikçe zor bir hal almaya başladı; çünkü birçoğumuzun uzaktan çalışma kültürüne henüz hazır olmadığı gerçeği ile yüz yüze kaldık. 

Farklı bir çalışma anlayışı ve kültür olmasının yol açtığı alışma zorluğu dışında, uzaktan çalışanların sahip oldukları çalışma ortamlarının homojen koşullara sahip olmaması da (uygun ortam, evdeki çocuklar ve evden çalışan diğer aile üyeleri vb.) eklenince yeni durumun gerekliliklerini belirlemek bir ihtiyaca dönüştü. 

Fiziksel bir ortamda yapılan toplantılarda olduğu gibi online toplantılarda da verimliliği sağlamanın etkin yolları vardır. Bunlar kolaylıkla uygulanabilir, kolaylıkla öğrenilebilir. Şimdi bu basit gibi görünen ancak kolaylaştırıcı kurallara birlikte göz atalım: 

1. Toplantının gerekliliğini daima sorgula!

Toplantı dışında telefonla görüşme, yazılı iletişim gibi yollarla meseleyi ele alabiliyorsan önce bu yolları kullanmayı dene. Gerçekten toplantı yapılması gerekiyorsa konu ile doğrudan ilişkili kişilere toplantı daveti gönder. Toplantının süresini yüz yüze toplantıya göre daha kısa tut. 

2. Toplantının amacını, kurallarını belirle ve paylaş!

Toplantı davetinde toplantının süresi, amacı, görüşülecek konular ve katılım kurallarını belirt. Mesajınızda “Sorunuz olduğunda el kaldırma özelliğini kullanın, konuşmadan önce kendinizi tanıtın ve konuşmadığınızda “sessiz” veya “mikrofonu kapat” butonunu tıklayın.” gibi hatırlatmalara yer verin. 

3. Toplantının verimliliği için katılımcı sayısını sınırlı tut!

Toplantının amacını yerine getirmek için en etkin ve küçük grubu belirle. Online toplantılar için optimum 4-6, en fazla 8-10 kişi en efektif iletişim kurulabilecek kişi sayısıdır. “Bulunsun” mantığıyla kişileri eklemeyin. Kalabalık gruplarla online ortamda ancak “webinar” tarzı bilgilendirmeler ya da etkinlikler yapabilirsiniz. 

4. Sistemi test et!

Toplantıyı başlatmadan önce katılımcıların göründüğüne ve sistemin doğru çalıştığına emin ol. Toplantıların daha sorunsuz geçmesi için beş dakika önce  toplantıyı başlat. Odaya giriş çıkışı belirten sesi kıs. Çok gizli bir toplantı değilse bağlantı problemi yaşayanlar toplantıya yeniden girilebilsin diye odayı kitleme. 

5. Sunumları ve konuşmaları kısa tut!

Dikkat unsuru ve fiziksel koşullar nedeniyle online toplantıları ve toplantıda yapılacak olan sunumları yüz yüze toplantılardan daha kısa tutmak gerekir.  Sunumlar ve toplantı akışını bir kişinin aralıksız 5 dakikadan fazla konuşmasına engel olacak şekilde düzenle. 

6. Katılımcıları kontrol et ve konuşmaya kat!

Toplantıyı başlatmadan önce tüm katılımcıların hazır ve online olup olmadığını kontrol et. Prof. Sanal toplantıları ses çıkarmadan dinlemek kolay, tartışmaya girmek daha zor olduğu için toplantı sırasında ara sıra insanları konuşmaya davet et ve konuşabilmeleri için gerekirse ara ver veya sunumu duraklat.

7. Toplantıya buz kırıcı ile başla, katılımcıları ısındır!

COVID-19 krizinde evden çalışma ile ilgili en büyük sorunlardan biri sosyal izolasyon oldu. Bu izolasyon, daha içedönük kişilerin genel iletişimlerini muhtemelen olumsuz yönde etkiledi. Bütün bu faktörleri dikkate alarak önce katılımcıları toplantıya ısındır. Onlarla toplantı konusunun dışında kısa bir sohbet yürüt. Yüz yüze toplantıya göre daha az kontrol alanı olduğu için katılımcılara karşı sabırlı ol. Jest ve mimikleri tam okuyamamaktan kaynaklanabilecek yanlış anlaşılmaları hesaba katarak daha fazla soru sor, mesajların/ifadelerin doğru anlaşıldığından emin ol. 

8. Zamanı ve tartışmayı yönet!

Zaman yönetimi için katılımcıların katılım sürelerini gözle, gerektiğinde hatırlatma yap, sınırlandır. Gerekli ise toplantıyı kaydet ve sorunsuz şekilde sonlandır. Konuşurken kamera ile göz temasını koru; not ya da mesaj okuma, telefona bakma! Yüz yüze iletişimdeki göz kontağının etkisi online toplantılarda ancak kameraya bakarak sağlanabilir.

9. Yapılacaklar ve takip notlarını özetle!

Toplantıyı tamamlamadan önce konuşulanları kısaca özetle, toplantı sonrasına ilişkin sorusu olan varsa cevapla. Yapılacaklar listesini ve takip notlarını e-posta ile katılımcılara ve gerekli ise ilgili diğer kişilere hemen gönder.

10. Teşekkür et ve toplantıyı sonlandır!

Toplantı kaydı alındı ise kaydı masaüstüne veya ilgili klasöre kopyalamayı unutma.