İşletmeler, bir çalışanı olur olmaz bir tür İK işlevine ihtiyaç duyarlar. Ancak, özel bir İK işlevi için iş geliştirme sürecinin erken aşamalarında planlamaya başlamak zorunludur (SHRM, bir şirket 10 çalışana ulaştığında bunu yapmayı önerir). Bununla birlikte, araştırmalar gösteriyor ki, para tasarrufu yapmak için küçük işletmelerin yüzde 54'ü istihdam konularını kendileri ele alıyor veya başka bir personelin İK konularını parça parça halletmesini sağlıyorlar. Ve İK sorumluluklarını üstlenen bu personel doğal olarak bunu yapmaya hazır ve yetkin değildir.

Küçük İşletmelerde İKY için 5 Öncelik 

Aslında, ADP'nin Ad Hoc İnsan Kaynakları Yönetimi Çalışmasına göre, 5 ila 49 çalışanı olan işletmelerin yüzde 70'i, işgücü konularında çok az deneyimi olan veya hiç deneyimi olmayan çalışanların iş yüküne İK sorumluluğunu ekliyor. Ofis yöneticisi ve işletme müdürü dahil olmak üzere  bu “geçici İK yöneticileri” zamanlarının yaklaşık % 23'ünde İK rollerini yerine getirirken, % 12'si finans alanında çalışıyor ve maaş bordrosu, masraflar ve kurumsal seyahatlerle ilgileniyorlar. Peki, konu İK olduğunda, küçük bir işletme olarak (25 çalışanın altında) en önemli öncelikleriniz nelerdir? Burada, işe alımdan kariyer gelişimine kadar küçük işletmelerin çalışanlarını etkili bir şekilde yönetmek için odaklanmaları gereken beş ana alana bir göz atacağız.

1) Uyumluluk ve sistemleri kurma: Birden fazla çalışanı olan her şirketin uyması gereken işyeri yasaları ve standartları vardır, bunlardan bazıları çalışan hakları ve diğerleri işveren sorumluluklarıyla ilgilidir. İşe alma, maaş bordrosu ve fesih işlemlerini şirket içinde gerçekleştiriyorsanız, özel İK uzmanınız mevcut iş yeri mevzuatı ve uyumluluk konusunda bilgi sahibi olmalıdır. İK işlevleri için sistemlerin kurulması uyumluluğu destekler; örneğin, yeni işe alım paketiniz bir çalışanı doğru şekilde sınıflandırmak, onları maaş bordrosunda doğru tanımlamak, doğru bilgileri kurumlara göndermek gibi. 

2) İş gücü planlaması: İK stratejileriniz tahminleriniz, gelir modeliniz ve yedekleme planlaması dahil olmak üzere iş hedefleriyle uyumlu olmalıdır. İK görevliniz, şirketinizin hedeflerini nasıl destekleyeceğinizi anlamak ve onlara ulaşmanıza yardımcı olmak için yönetici ekibinizin bir parçası olmalıdır.

3) İdari İşler: Maaş bordrosu, evrak işleri, sosyal haklar dahil olmak üzere İK'nın gerekli ve önemli bir parçası olan idari işler maalesef İK’nın en eğlenceli işleri değildir. Bu aynı zamanda uyumlulukla da ilgilidir, çünkü bir çalışanın nasıl sınıflandırılacağını veya şirketinizin yasal olarak ne sağlaması gerektiğini bilmemek, evrak işinin nasıl doldurulduğuna ve doğru ve hatasız olup olmadığına kadar çeşitlidir. İK'nın idari tarafı söz konusu olduğunda bir yazım hatası bile çok maliyetli olabilir. 

4) İşe Alma: İşveren markanızın başladığı yer burasıdır ve yüksek büyüme oranına sahip şirketlerdeki İK ekipleri, kendilerini genellikle iyi bir itibar oluşturmak yerine kötü bir itibardan kurtulmak için çalışırken bulurlar. Küçük işletmeleri işe alma, harika bir aday deneyimi yaratmak, olumlu ve kapsayıcı bir şirket kültürü ortaya koymak ve markanızı sektörünüzde bir “çalışılacak en iyi işyeri” olarak oluşturmak için bir fırsattır. İK uzmanınız ayrıca şirket hedeflerinize ulaşmak, sağlam bir işe alma sistematiğini sürekli uygulamak ve topluluk ilişkileri kurmak için ihtiyaç duyduğunuz en iyi yeteneklere ulaşan bir işe alma stratejisi oluşturabilmelidir.

5) Eğitim ve geliştirme: Çalışan bağlılığı, doğrudan çalışanın elde tutulmasına bağlıdır ve kariyer geliştirme ve öğrenme fırsatları, çalışan bağlılığındaki en büyük faktörlerden biridir. Basitçe ifade etmek gerekirse, İK tek bir şey yaparak ciroyu azaltabilir/arttırabilir ve elde tutma oranını artırabilir: Tüm çalışanlar için öğrenme fırsatları ve ilerleme yolu sunarak. Şirketinizin büyüklüğüne, sektörüne ve bütçesine bağlı olarak, bu, bir öğrenme yönetim sistemi ile kendi hızınızda eğitim veya saha içinde veya dışında daha resmi eğitim sınıfları şeklinde olabilir. Son olarak, yalnızca iki kişilik bir ekip olsa bile, yukarıdakilerin tümünü ele alacak özel İK personeline sahip olmak, büyüme aşamasında olsanız da olmasanız da şirketinizi yetenek pazarındaki rakiplerden ayırabilir. İşveren markanız önemlidir, mutsuz çalışanlar ortalıkta kalmaz ve uyumsuzluğun maliyeti ve buna eşlik eden sorumluluk küçük bir işletmeyi batırabilir. Maaş bordrosu veya işe alma gibi bazı İK görevlerinizden dış kaynak kullanıyorsanız, yine de İK tedarikçilerinizle çalışmak ve çalışanlarınız için bir iletişim noktası olmak için özel bir İK personeline ihtiyacınız olacaktır.