İşletmenizdeki Değişimi Nasıl Destekleyebilirsiniz?

Hiçbir organizasyon durağanlığın vereceği hasarlarla baş edemez. Her zaman üstesinden gelinmesi gereken yeni zorluklar ve işleri yapmanın daha iyi yolları vardır. Ancak, yapmanız gereken her değişiklik dikkatlice planlanmalı ve uygulanmalıdır; aksi takdirde iyilikten çok zarar getirebilir! İşte burada değişim yönetimi devreye giriyor: “değişikliklerin eksiksiz ve sorunsuz bir şekilde uygulanmasını ve istenen etkiye sahip olmasını sağlayan yapısal bir yaklaşım”. Bu makalede, başarılı değişim yönetiminin dört temel ilkesini kullanarak organizasyonunuzda olumlu ve verimli değişimi nasıl hayata geçirebileceğinizi açıklıyoruz. Ama önce değişim yönetiminin ne olduğunu kısaca tanımlayalım:

Değişim Yönetimi Nedir? 

Değişim yönetimi, psikoloji, davranış bilimi, mühendislik ve sistem düşüncesi dahil olmak üzere birçok disiplinden teorilerden yararlanır. Aralarından seçim yapabileceğiniz birçok farklı model işletmeler tarafından bugüne kadar başarıyla uygulanmıştır. Örneğin, Lewin'in Değişim Yönetimi Modeli değişim sürecini "çöz-değiştir-yeniden dondur" olarak bilinen üç ana aşamaya ayırırken, Kotter'ın 8 Adımlı Değişim Modeli değişim boyunca uygulayıcıya daha kapsamlı bir kılavuz sağlar. Tüm değişim yönetimi teorilerinin ana fikri, hiçbir değişikliğin tek başına gerçekleşmemesidir. Bir şekilde değişim, tüm kuruluşu ve içindeki tüm insanları etkiler. Ancak iyi bir değişim yönetimi ile, herkesi yeni çalışma tarzınıza adapte olmaya ve benimsemeye teşvik edebilirsiniz.

Başarılı bir Değişim Yönetimi dört temel ilkeye dayanır. Bunların her birini, bunları uygulamaya koymak için kullanabileceğiniz bazı araç ve tekniklerle birlikte inceleyelim:

İlke 1: Değişimi Anlayın 

Değişikliğin faydalarını başarılı bir şekilde tanıtmak için bunları öncelikle sizin anlamanız ve benimsemeniz gerekir. Bir düşünün: Neden değişmeniz gerekiyor? Temel hedefleriniz neler? Değişikliğin kuruluşa faydaları ne olacak? İnsanları olumlu nasıl etkileyecek? İnsanların çalışma şeklini nasıl etkileyecek? Değişimi başarıyla gerçekleştirmek için insanların ne yapması gerekecek? Değişikliği yapmamanın olumsuz sonuçlarının ne olacağını düşünmek de faydalı olabilir. Beckhard ve Harris'in Değişim Denklemi, değişimin işe yaraması için, işleri yapmanın eski yönteminden yeterli tatminsizlik olması gerektiğini gösteriyor. Ancak insanların yeni yaklaşımın daha iyi olacağından ve oraya ulaşmak için net bir yol olduğundan emin olmaları da gerekiyor.

İlke 2: Değişimi Planlayın 

Etkili değişim tesadüfen meydana gelmez, bir irade ve planın ürünüdür. Yaptığınız herhangi bir planın kuruluşunuz için “doğru” olması gerekir. Değişim projelerinin yönetilme şekli organizasyondan organizasyona değişebilir. Bazılarının çok katı değişim metodolojileri varken, diğerleri yaklaşımlarında daha açık ve esnektir. Ancak, genel olarak aşağıdakileri göz önünde bulundurmanız gerekir: 

Sponsorluk: Değişimin üst düzey desteğini nasıl güvence altına alacak, dahil edecek ve kullanacaksınız? 

Katılım: Değişimi tasarlamanıza ve uygulamanıza yardımcı olacak en iyi konum hangisidir? Örneğin, kurum dışı uzmanlığa ihtiyacınız olacak mı? Veya iç kaynakları kullanabilir misiniz? 

Destek Almak: Değişim en çok işletmenin her yerinden insanlardan destek alabildiğinizde etkilidir. Bunu nasıl başarmayı planlıyorsunuz? 

Etki: Son olarak, başarının nasıl görünmesi gerektiğini düşünün. Yapmanız gereken değişikliğin etkisini nasıl tahmin edecek ve değerlendireceksiniz? Hangi hedeflere ulaşmak için değişime ihtiyacınız var?

İpucu: Değişikliği planlamak için kullanabileceğiniz birkaç araç vardır: Burke-Litwin Değişim Modeli, işletmenizin yapısına, dinamiklerine ve mevcut bağlamına uygun bir yaklaşım formüle etmenize olanak tanır. Leavitt's Diamond, önerilen herhangi bir değişikliğin - görevler, insanlar, yapı ve teknoloji üzerindeki etkileri üzerinde çalışmak için yararlı bir çerçevedir. Etki Analizi, değişimin beklenmedik sonuçlarını ortaya çıkarmanıza yardımcı olabilir. SIPOC Diyagramları, değişimin tedarikçilerinizi, girdilerinizi, süreçlerinizi, çıktılarınızı ve müşterilerinizi nasıl etkileyeceğini kontrol etmek için kullanabileceğiniz kapsamlı araçlardır.

İlke 3: Değişimi Uygulayın 

Peki değişimi tam olarak nasıl gerçekleştireceksiniz? Gördüğümüz gibi, değişimi uygulamaya koymak için seçebileceğiniz birçok farklı strateji var. Örneğin Kotter'ın 8 Adımlı Değişim Modeli, hareketlerinize nasıl aciliyet duygusu ekleyeceğinizi açıklar, böylece ivme kazanabilir ve herkesi değişimin destekçisi olmaya teşvik edebilirsiniz. Bu arada Değişim Eğrisi, planınızı eyleme geçirirken insanların duygularını dikkate almanız gerektiğini hatırlatır. Örgütsel değişim sırasında hepimizin geçme eğiliminde olduğu aşamaları gösterir - şok ve inkardan yeni yaklaşıma tamamen bağlı olduğumuz noktaya kadar. 

İpucu: Köprü Geçiş Modeli, değişim dönemlerinde insanlara rehberlik etmek ve onları desteklemek için yararlı bir araçtır.

İlke 4: Değişimi İletin 

İletişim, değişim yönetiminin kolaylaştırıcı ya da tam tersine engelleyici bir bileşeni olabilir. Uygulamak istediğiniz değişikliğin açık ve alakalı olması gerekir, böylece insanlar onlardan ne yapmalarını istediğinizi ve bunu neden yapmaları gerektiğini anlar. Ama aynı zamanda doğru üslubu da belirlemelisiniz ki beklediğiniz duygusal tepkiyi alabilin. Planladığınız değişiklikleri kuruluşunuzun misyonu veya vizyon beyanlarına bağlamak iyi bir fikirdir. Bu, insanların değişimin "büyük resmi" nasıl olumlu etkilediğini görmelerine yardımcı olmakla kalmayacak, aynı zamanda onlara ilham verici, ortak bir gelecek vizyonu sağlayacaktır. Ayrıca, iyi bir paydaş yönetimi uyguladığınızdan emin olun. Bu, projeniz için ihtiyaç duyduğunuz desteği almak için doğru kişilere doğru zamanda doğru mesajı vermenizi sağlayacaktır. ADKAR Değişim Yönetimi Modeli (Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement), değişikliğinizi iletmek için kullanabileceğiniz özellikle yararlı bir araçtır. İletişimlerinizde ele almanız gereken beş şeyi özetlemektedir: Farkındalık (değişim ihtiyacının), Arzu (katılmak ve desteklemek), Bilgi (nasıl değiştirileceğine dair), Yetenek (değişebilme), Takviye (uzun vadede değişimi sürdürmek için).

Değişimi Ne Engelleyebilir? 

En titiz hazırlanmış planlar bile aksiliklere uğrayabilir, bu yüzden ortaya çıktıklarında sorunlara hazır olun. Bazı insanlar planlarınız konusunda kötümser olabilir, bu nedenle değişime karşı herhangi bir direnci kabul etmeniz, anlamanız ve ele almanız gerekir. Hatta değişmek için kültürel engellerle karşılaşabilirsiniz. Organizasyon kültürünüz değişimi kucaklamıyorsa - hatta buna karşı çıkıyorsa - esnekliği ödüllendirmenin yollarını bulmanız, değişim için rol modelleri oluşturmanız ve kurum atmosferi düzelene kadar temel mesajlarınızı tekrar etmeniz gerekir. 

İpucu: Değişim karmaşıktır ve ne yapılmayacağını bilmek, ne yapılacağını bilmek kadar önemlidir.